Migration zwischen Notes und Exchange - worauf auchten?

by Peter
3 Minuten
Migration zwischen Notes und Exchange - worauf auchten?

Unternehmen werden gegründet und dann arbeiten sie so lange, wie es eben möglich ist. Entweder gehen sie irgendwann pleite, werden aufgelöst, verkauft oder mit anderen fusioniert. Immer wenn solche Veränderungen bei den Besitzverhältnissen anstehen, dann hat das Auswirkungen auf interne Strukturen. Firmen verfügen mit Vorliebe über einheitliches Datenmaterial. Dafür ist es notwendig, dass Datenbestände synchronisiert werden. Wir zeigen, worauf man diesbezüglich achten muss.

Warum Daten synchronisiert werden

Wenn eine Firma eine andere kauft oder sich mit ihr verbindet, dann kann es sein, dass in den bisherigen Betrieben unterschiedliche Software verwendet wurde. Die eine verwendet zum Beispiel SAP, die andere Oracle oder ein anderes Tool. Damit jedoch Buchhaltung und sonstige Abteilungen gleich laufen, muss eine Software abgeschafft werden. Dafür werden die Datenbestände exportiert, gespeichert und dann in die andere übertragen.

Eines der Herzstücke einer jeden Firma ist der Bestand an eMails und Dokumenten, die mit ihnen verbunden sind. Diesbezüglich gibt es gesetzliche Anforderungen, die eine Speicherung über mehrere Jahre vorschreiben. Warum? Weil der Mailverkehr auf den Servern der wichtigste Anhaltspunkt für die Staatsanwaltschaft oder die Compliance ist, wenn sich eine Firma in kriminelle Machenschaften verstrickt. So war es zum Beispiel bei Wirecard oder beim Dieselskandal von VW. In einem solchen Fall kann eine Lotus Notes Exchange Migration ins Haus stehen.

Beide Tools gehören in den Firmen dieser Welt zum Standard. Mit ihrer Hilfe werden Dokumente in Datenbanken gesichert, Mails gespeichert und Zugriffsrechte verwaltet usw. Aus diesem Grund ist eine exakte Übertragung alle Datenbank-Inhalte durchzuführen. Ansonsten könnten wichtige Papiere verloren gehen.

In der Regeln muss für eine erfolgreiche Migration mit einer systematischen Bestandsaufnahme begonnen werden. Hierbei werden all die notwendigen Bestandteile eines Datenbanksystems definiert, die später übertragen werden.

Anschließend werden die Daten mit Hilfe von Kopiervorgängen in die Datenbankstruktur der jeweils andere Software kopiert. Hierbei spielt es keine Rolle, ob von Notes zu Exchange oder von Exchange zu Notes transferiert wird. Was zählt ist, dass die Struktur und Parameter der neuen Software die Maßgabe sind, an welche die Anpassung erfolgt.

Die finale Entscheidung muss dann nur noch darüber fallen, ob der Transfer langsam ausgerollt wird, oder ob alles auf einen Schlag passiert.

Ersteres hat den Vorteil, dass die Anwender schrittweise geschult werden. Zudem können aus den auftretenden Problemen wertvolle Erfahrungen gewonnen werden für den weiteren Verlauf. Problem dabei ist, dass die Parallelarbeit mit zwei Tools immer Zusatzaufwand erzeugt.

Beim Komplett & Sofort - Ansatz ergibt sich der Vorteil, dass alle gleichzeitig geschult werden. Somit muss das gleiche Coaching nicht unzählige Male abgehalten werden. Andererseits kommt es vielleicht zu unvorhergesehenen Problemen, so dass die Firma dann stundenlang oder tagelang still stehen könnte.